Overslaan en naar de inhoud gaan

Hoe beschermen we de gegevens van onze vrijwilligers en bezoekers?

General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonsgegevens van de Europese burgers. Dus ook over jouw gegevens. 

Rechten van de vrijwilliger

  1. Welke persoonsgegevens verwerken we? 

We vragen je om volgende persoonsgegevens zelf in te vullen wanneer je je inschrijft als vrijwilliger. Je kan deze gegevens op elk moment zelf aanvullen of aanpassen:

  • Identificatiegegevens:
    • Naam, adres, woonplaats en land
    • Nationaliteit
    • Telefoonnummers
    • E-mailadressen
    • Contactpersoon in geval van nood (naam, mobiel nummer en relatie)
    • Rijbewijs
  • Persoonlijk kenmerk:
    • Geslacht, geboortedatum en plaats
    • Maat T-shirt
  • Rijksregisternummer
  • Financiële gegevens: rekeningnummer
  • Gezondheidsgegevens:
    • Allergieën
    • Beperking
  • Praktische persoonsgegevens:
    • Dieet (Ben je vegetariër?)
    • Kwaliteiten (vul je zelf in en wordt aangevuld door Inter)
    • Vorming gevolgd bij Inter
  1. Verzamelen we ook beeld- en geluidsmateriaal?

Tijdens activiteiten georganiseerd of gecoördineerd door Inter (bijvoorbeeld een opleiding, event, workshop, vergadering, … ) maken we soms foto’s. Het kan zijn dat we die foto’s achteraf gebruiken in onze interne of externe communicatie.

De personen die de opnames maken, doen dat steeds met respect voor wie op die beelden staat. We letten er op dat de opnames niet aanstootgevend zijn. Kom je liever niet herkenbaar in beeld? Meld het ons en we houden er rekening mee.

  1. Wat doen we met je gegevens? 

Inter verwerkt je persoonsgegevens voor een vlotte opvolging:  

  • Wij verwerken je identificatie- en gezondheidsgegevens, persoonlijke kenmerken en rijksregisternummer voor de planning op evenementen.
  • Je financiële gegevens voor de administratieve opvolging wanneer er een vrijwilligersvergoeding voorzien is.
  • De praktische persoonsgegevens verzamelen we om je traject als vrijwilliger bij Inter vlot op te volgen.
  1. Hoe lang bewaren we je gegevens? 

Je kan je op elk moment uitschrijven als vrijwilliger. In dat geval gebruikt Inter je persoonsgegevens niet meer en beperken we deze gegevens tot je naam, mailadres en telefoonnummer. Die gegevens bewaren we tot 5 jaar na het beëindigen van de samenwerking. Daarna verwijderen we je persoonsgegevens.

  1. Delen we je gegevens met anderen? 

Soms heeft een organisator gegevens nodig van de vrijwilligers die assistentie bieden op zijn/haar evenement. Vaak is dit nodig voor de veiligheid of verzekering. We houden er ons aan enkel de absoluut noodzakelijke gegevens door te geven.

Wanneer we mailen naar de vrijwilligers die ingepland staan op een evenement is je e-mailadres zichtbaar. We bezorgen de ingeplande vrijwilligers ook een lijst met telefoonnummers zodat ze elkaar kunnen contacteren. Wanneer je daar niet in vermeld wil staan, kan je dat laten weten aan de verantwoordelijke beroepskracht.

Inter deelt je gegevens ook met onze cloud provider en onze online verwerkingsplatformen. Dat zijn de diensten die de IT-voorzieningen onderbrengen waarop onze systemen zijn gebouwd. Deze verwerkers verzekeren dat ze passende maatregelen hebben genomen om jouw gegevens te beschermen.

Verder maakt Inter je persoonsgegevens niet bekend aan derden zonder jouw toestemming. Is dat om één of andere reden toch nodig, dan brengen we jou daarvan vooraf op de hoogte. We vragen dan ook die andere partij om passende maatregelen te nemen om jouw gegevens te beschermen.

  1. Hoe worden je persoonsgegevens beveiligd?

We doen het nodige om te voorkomen dat derden misbruik maken van je persoonsgegevens.

  1. Welke rechten heb je en hoe oefen je ze uit? 
  • Inzage van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om te zien welke gegevens we van jou verwerken. Wil je zien welke persoonsgegevens we van jou bewaren? Wil je ook een kopie van die gegevens, op papier of digitaal? Vraag het aan de Data Protection Officer (DPO) van Inter via DPO@inter.vlaanderen.

  • Verbeteren van je persoonsgegevens of vragen om een beperkte verwerking

Je hebt het recht om te vragen dat we je persoonsgegevens aanpassen wanneer die niet juist of niet volledig zijn. Je mag ook vragen om je persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken tot die juist of volledig zijn. Ook dit kan je vragen via DPO@inter.vlaanderen.

Je kan je eigen gegevens steeds zien en eventueel zelf aanpassen in Beeple.

  • Wissen van je persoonsgegevens

Wanneer je je wenst uit te schrijven als vrijwilliger, kan je dat doen via Beeple. Maar stuur zeker ook een mail naar pieter.remmerie@inter.vlaanderen. Zo kunnen we je gegevens ook verwijderen in al onze communicatiekanalen.

Let op: in sommige gevallen is het niet mogelijk om je gegevens te verwijderen, maar dit zijn uitzonderingen die we je dan zullen uitleggen.

  • Bezwaar aantekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Wanneer je vindt dat we je persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken kan je bezwaar aantekenen. Dit kan je doen voor gegevens die we nodig hebben voor nieuwsbrieven, marketing of andere zaken die niet noodzakelijk zijn voor jouw werk als vrijwilliger. Stuur hiervoor een mail naar DPO@inter.vlaanderen.

  • Een klacht indienen

Ben je na overleg met ons niet tevreden over de manier waarop we met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in België. Voor meer informatie kan je terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Verplichtingen voor de vrijwilliger omtrent persoonsgegevens

Wanneer je in contact komt met persoonsgegevens van bezoekers met een beperking of van andere vrijwilligers verwachten we het volgende van jou: 

  • Ga altijd voorzichtig om met persoonsgegevens. De beroepskracht geeft je de nodige instructies.
  • Merk je dat er persoonsgegevens voor iedereen zichtbaar zijn of dat iemand de gegeven instructies over persoonsgegevens niet opvolgt? Meld dit aan de betrokken beroepskracht.

  1. Passende maatregelen

​Ben je administratieve vrijwilliger? Dan kom je wel eens in aanraking met persoonsgegevens van een bezoeker met een beperking of van andere vrijwilligers. We zorgen voor een goede begeleiding zodat je weet hoe je correct omgaat met deze gegevens.

Ook vrijwilligers op een event werken met lijsten van persoonsgegevens van bezoekers. Ook hier zal de verantwoordelijke beroepskracht of vrijwilliger de nodige instructies en maatregelen geven zodat je correct kan werken met deze lijsten.

Merk je dat er een mogelijk probleem is bij het beschermen van gegevens en voor de informatieveiligheid ? Dan ben je verplicht dit te melden aan de verantwoordelijke beroepskracht. Die neemt dan contact op met de DPO van Inter.

  1. Datalekken intern melden

Inter is verplicht om een datalek te melden aan de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC) (uiterlijk binnen 72 uur na kennisname) en aan de betrokkenen.

Als vrijwilliger moet je het dan ook onmiddellijk en duidelijk melden wanneer er een (vermoedelijke) inbreuk is op de omgang met persoonsgegevens en wanneer er een gegevenslek is. Doe dit altijd van zodra je het opmerkt.

Melden doe je altijd aan de verantwoordelijke vrijwilliger, betrokken beroepskracht of de DPO van Inter.

Contact

info@inter.vlaanderen

Inter.events

Eventwerking | 011 26 50 30